Hoe lever ik administratie aan
Waaruit bestaat mijn administratie?
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt, op papier of in elektronische vorm, behoren tot de administratie.
Voorbeelden hiervan zijn:- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bank- en giroafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- correspondentie
- software en databestanden
- agenda's en afsprakenboeken (deze zijn belangrijk in verband met het urencriterium. Om in aanmerking te komen voor gunstige fiscale aftrekposten moet u minimaal 1.225 uur aan uw bedrijf werken).
Feitelijk begint het opzetten van een administratie al vóór de officiële start van uw bedrijf. Want ook kosten die u in de opstartfase hebt gemaakt, mag u onder voorwaarde aftrekken. Dus bewaar ook die bonnetjes goed!
Zijn er nog meer eisen waar u rekening mee moet houden bij uw administratie?
Omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren hoeveel belasting u bent verschuldigd, bent u verplicht de administratie duidelijk en overzichtelijk in te richten.
De administratie vormt de basis van uw aangiften. De Belastingdienst eist daarom dat de administratie volledig is, binnen een redelijke termijn is te controleren en dat u de administratie minimaal zeven jaar bewaart. Voldoet u niet aan bovenstaande eisen, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het vervolgens niet eens bent met die berekening, zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Meer eisen op het gebied van de administratie vindt u op de site van de Belastingdienst.
Administratie digitaal bewaren?
Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij (en de belastingdienst) moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet (alleen) af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Het kan zijn dat u gegevens uit uw administratie op een andere manier wilt opslaan. Als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager, is er sprake van conversie. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een ontvangen papieren document scant of als u bestanden uit de computer overzet op microfiche. Van conversie is ook sprake als u van het ene computersysteem overgaat op een ander.
U mag alleen converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:- U zet alle gegevens over.
- U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
- U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
- U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re) produceren en leesbaar maken.
- U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
- U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse. Het is vooral belangrijk dat u aandacht besteedt aan echtheids kenmerken (de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud). Bij conversie kunnen deze immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan het watermerk dat verloren gaat bij het scannen van een papieren document. In dit soort gevallen zullen de beheersings-maatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Dat stelt relatief hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen.
Let op
In het geval van converteren naar portable document format (pdf ) of vergelijkbare formaten kan het zijn dat u niet meer aan de bewaarplicht voldoet. Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u na een conversie de originele gegevens op basis van de fiscale bewaarplicht niet te bewaren. Alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewaren. Er kunnen echter documenten zijn waarvoor het niet verstandig is deze niet te bewaren. Verder hoeven oude (informatie)systemen niet operationeel te blijven als aan de genoemde voorwaarden is voldaan.
Moet ik de administratie zelf doen of uitbesteden?
Helemaal zelf doen, is doorgaans niet verstandig. De belastingwetgeving is zó complex dat u daar meestal zelf niet uitkomt.
De kans is groot dat u dan aftrekposten misloopt. Bovendien kan een expert u adviseren over de vraag wanneer u het best een investering kunt doen. Dat neemt niet weg dat u een deel van de administratie, zoals factureren, loonbelasting en omzetbelasting, best zelf kunt doen. Hierdoor houd u goed inzicht in het reilen en zeilen van uw bedrijf. Houd er wel rekening mee dat het tijd kost. Als u nog niet veel klanten hebt, is dat mogelijk geen probleem. Maar als u het druk krijgt, is het wellicht zinvol om dergelijke taken uit te besteden, zodat u zich kunt concentreren op het 'echte' werk.
Een goed aangeleverde administratie scheelt geld!
Om de kosten voor de boekhouding zo laag mogelijk te houden, is het belangrijk om deze direct zo volledig mogelijk aan te leveren. Dat scheelt ons tijd bij het inboeken en u dus geld.
- Lever alle bonnen en facturen in. Loop alle (bank) betalingen voor het inleveren nog een keer na.
- Vergeet de online facturen (bijvoorbeeld telefoonrekeningen) niet
- Vergeet ook eventuele creditcard-afschrijvingen niet
- Hou zakelijke en privé betalingen gescheiden!
- Lever uw spullen ruim op tijd aan, zodat er in geval van vragen of missende bonnen of gegevens nog tijd is om het in orde te maken. Dit voorkomt dat er later een suppletie (herziening) gedaan moet worden.